MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE LAS BASES DE DATOS PERSONALES

- LE FEMME COSMETICS S.A. -

GENERALIDADES

 

LE FEMME COSMETICS S.A.S., a través de sus establecimientos de comercio realiza la recopilación de datos personales en desarrollo de su objeto social, en estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 Ley General de Habeas Data y el capitulo 25 del Decreto Único 1074 de 2015, Reglamentario del sector Comercio, Industria y Turismo que establecen las condiciones mínimas para realizar el tratamiento adecuado y legítimo de los datos personales de cualquier persona Natural y/o Jurídica dentro del país.

El literal K del artículo 17 de la Ley en mención, obliga a todos los responsables del tratamiento de datos personales a “Adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

 

LE FEMME COSMETICS S.A.S., comprometida con el correcto uso y tratamiento de los datos personales de cada uno de los titulares de nuestras bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros, ha establecido las siguientes políticas de seguridad de la información que incluyen medidas de control de obligatorio cumplimiento. Lo anterior en observancia de las leyes y regulaciones aplicables a nuestra compañía.

 

LE FEMME COSMETICS S.A.S., realiza la recopilación de datos personales en desarrollo de su objeto social consistente en el comercio de productos farmacéuticos, medicinales, cosméticos y de tocador y la importación y exportación de insumos, suministros, equipos, equipos y maquinaria para la elaboración y comercialización de productos relacionados con la línea cosmética y artículos de tocador; lo anterior en estricto cumplimiento del artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia que establece: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”.

 

Fue así que la Ley 1581 de 2012 o Ley General de Habeas Data y el capitulo 25 del Decreto Único Reglamentario del sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015 establecen las condiciones mínimas para realizar el adecuado y legítimo tratamiento de los datos personales de cualquier persona Natural y/o Jurídica dentro del país, teniendo la obligación legal y social de cumplir con las medidas legales y de seguridad suficientes para proteger los datos personales recopilados

para cumplir con nuestro objeto social.

 

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

 

Para efectos de entendimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, es importante tener en cuenta las siguientes definiciones:

 

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

2. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 

3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; estos datos pueden de varios tipos:

 

3.1. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

 

3.2. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

 

3.3. Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas

o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

 

3.4. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

4. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

5. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

 

7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

Para los fines legales pertinentes y para conocimiento de los titulares de los Datos Personales, el responsable y encargado del tratamiento de la información es LE FEMME COSMETICS S.A.S., con NIT: 900830961, con sede principal en la dirección Kilometro 3 vía Pamplona Casa C-11, Los Patios Urbanización el

Limonar, Cúcuta (Norte de Santander) Teléfonos 57 316463 6410 – 3182149485.

 

RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

LE FEMME COSMETICS S.A.S., en calidad de encargado y responsable del tratamiento de datos, solicitará de los titulares de la información la correspondiente autorización, para ser incorporados en sus bases de datos y que sean necesarios para la adecuada prestación de sus servicios a través de cualquiera de los

siguientes medios:

 

I. Instalaciones de la empresa personalmente

 

II. Telefónicamente

III. A través de Medios Electrónicos (Página Web o correos electrónicos).

 

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

 

Los Datos Personales proporcionados por sus titulares serán utilizados para los siguientes fines:

 

(I) La realización de todas las actividades inherentes al desarrollo del objeto social.

(II)La realización de cualquier actividad complementaria necesaria para la prestación de los servicios de la compañía, evaluación de la calidad del servicio, y en general, para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con clientes y usuarios.

 

(III) Informar a las autoridades correspondientes en cumplimiento de nuestro objeto social o cuando estas lo soliciten en cumplimiento de la ley o mandato judicial.

 

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES LE FEMME COSMETICS S.A.S., dentro de su Política de Tratamiento Datos Personales, se compromete a dar un manejo veraz, completo y comprobable a la información suministrada por sus clientes, trabajadores y proveedores.

Quedándole prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error.

 

Los datos personales se almacenarán en base de datos dentro de zonas seguras protegidos mediante dispositivos de hardware y software de seguridad. Sólo personal autorizado puede acceder a él.

La información en tránsito por medios electrónicos, estará asegurada por medio de protocolos de cifrado, con el fin de garantizar su integridad y confidencialidad. La información que repose en archivos físicos, contará con la debida seguridad física y control de acceso.

 

UTILIZACIÓN, TRANSFERENCIA Y SEGURIDAD LOS DATOS PERSONALES LE FEMME COSMETICS S.A.S., se compromete a velar porque se cumplan todos los principios legales de protección entorno a la transferencia de sus datos personales. De igual forma, manifiesta su compromiso para que se respete en

todo momento, por la compañía y sus terceros, el cumplimiento de la presente política.

 

LE FEMME COSMETICS S.A.S., garantiza el derecho, al titular de los datos, a obtener información acerca de la existencia de sus datos personales en nuestros archivos y/o bases de datos, previa validación plena de su identidad.

 

Por lo anterior, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea controlado, de tal forma que se asegure que el conocimiento de los datos personales es restringido a los titulares de dicha información y exclusivamente a los terceros autorizados.

 

LE FEMME COSMETICS S.A.S., restringe el acceso a los datos personales de clientes, trabajadores y proveedores. Solamente los empleados y contratistas que necesiten conocer tal información serán autorizados, en el marco del ejercicio de sus funciones, y están sujetos a las obligaciones contractuales de confidencialidad y pueden ser sancionados si no cumplen con estas obligaciones.

 

En cualquier momento los trabajadores, clientes, y proveedores, podrán solicitarle a LE FEMME COSMETICS S.A.S., como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, rectifique, suprima o excluyan de las base de datos, salvo en los casos en que el dato sea absolutamente necesario para la prestación de los servicios de la sociedad.

 

LE FEMME COSMETICS S.A.S., se compromete a tomar las medidas técnicas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado a los datos personales almacenados en sus bases de datos.

 

DEBERES Y DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado, para tal efecto se podrán realizar sus solicitudes personalmente en las instalaciones de la empresa previa identificación del titular de la información.

 

2. Ser informado por LE FEMME COSMETICS S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

2.1 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

2.2 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

 

2.3 Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

 

 

V

Esta política de confidencialidad ha sido establecida con fecha 01-02-2018. LE FEMME COSMETICS S.A.S., se reserva el derecho en el futuro de modificar su política de protección de datos de acuerdo a la normatividad interna de la entidad dando cumplimiento a las actualizaciones de carácter legislativo, jurisprudencial o

en la práctica empresarial requerida. La modificación o la actualización de la Política de confidencialidad, será informada a los usuarios.

 

AVISO DE PRIVACIDAD LE FEMME COSMETICS S.A.S., a través de este aviso, informa nuestros trabajadores, proveedores, clientes y demás ciudadanos que se encuentren en nuestras bases de datos, que para los fines legales pertinentes el responsable y encargado del tratamiento de la información es LE FEMME COSMETICS S.A.S., NIT: 900.149.510, con sede principal en la dirección Kilometro 3 vía Pamplona

Casa C-11, Los Patios Urbanización el Limonar en la ciudad de Cúcuta (Norte de Santander ). Teléfono 57(1) 2690034 – 2690768.

 

A su vez informa que la política de tratamiento de datos personales, se encuentra disponible para su consulta en la página web de LE FEMME COSMETICS S.A.S., www.lefemmecosmetics.com, en ella se define, entre otros, el compromiso del responsable y encargado del tratamiento de los datos, tratamiento al cual serán sometidos los datos, finalidades, deberes y derechos de los titulares, así como los mecanismos para que el titular pueda ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar sus datos personales y revocar la autorización para el tratamiento, de conformidad con la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.

 

Los datos personales proporcionados por sus titulares serán utilizados para los siguientes fines:

 

(I) La realización de todas las actividades inherentes al desarrollo del

objeto social.

 

(II) La realización de cualquier actividad complementaria necesaria para la prestación de los servicios de la entidad, evaluación de la calidad del servicio, y en general, para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con clientes y usuarios.

 

(III) Informar a las autoridades correspondientes en cumplimiento de nuestro objeto social o cuando estas lo soliciten en cumplimiento de la ley o mandato judicial.

 

AUTORIZACIÓN DE BASES DE DATOS AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES LE FEMME COSMETICS S.A.S., demanda respetuosamente su autorización para que de manera libre, previa, clara, expresa, voluntaria y debidamente informada permita a esta compañía recolectar, recaudar, almacenar, usar, procesar, compilar, intercambiar con Entidades Públicas, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que serán suministrados y que se incorporen en nuestras bases de datos. Esta información es y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la compañía. Es así que en cumplimiento de la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2015 y 1074 DE 2015, le informamos que sus datos personales se incluirán en nuestras bases de datos.

 

Según nuestra política de privacidad, los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de estos son seguros y confidenciales, pues contamos con los medios tecnológicos necesarios para asegurar que sean almacenados de forma tal que impida el acceso indeseado por parte de terceros. Finalmente, le recordamos que podrá acceder en cualquier momento a sus datos personales y que tiene el derecho a solicitar su corrección, actualización o supresión, en los términos legales, acercándose a nuestras oficinas personalmente, siempre que se encuentre plenamente identificado.